Dans le cadre de son développement, il est normal qu'une entreprise recrute un ou plusieurs collaborateurs. Dans cette optique, le service des ressources humaines joue un rôle primordial pour trouver l'oiseau rare et l'embaucher après entretien. En effet, le processus de recrutement prend toujours un temps considérable puisqu'il se déroule étape par étape. Pour avoir une idée, une grande société qui publie une offre de travail en ligne va recevoir en moyenne 250 dossiers de candidature par la poste, Gmail ou les réseaux sociaux comme WhatsApp ou LinkedIn. Justement, l'envoi d'une lettre ou d'un e-mail à chaque postulant pour lui signifier que sa candidature est non retenue fait partie des dernières étapes de ce long processus. Dans cet article, je vous montre quelques astuces pour répondre correctement à un refus de candidature par mail.
Pourquoi envoyer un tel courrier ?
Il faut savoir que ce sont les postulants éliminés durant le processus de recrutement qui vont vivre 99,6 % de la mauvaise situation de rejet. Si vous ne prenez pas la peine de leur envoyer un courrier de rejet de candidature, cette épreuve va tourner court pour eux. Ce qui risque de mettre à mal la définition marque employeur de votre entreprise. Effectivement, d'après une étude :
- 92 % des postulants chercheront à décourager d'autres demandes pour une firme qui lui ont fait vivre la vraie définition de mauvaise épreuve.
- 78 % d'entre eux vont refuser une nouvelle offre de celle-ci, à la suite d'une mauvaise expérience de demande d'emploi.
- 54 % d'entre eux décident même de boycotter les produits ou services de la firme en question.
L'impact d'une réponse professionnelle sur l'image de l'entreprise
Ainsi, si le ghosting ou le silence radio a tendance à se généraliser, il est temps pour le responsable des ressources humaines de montrer l'exemple. Pour cela, il lui faut consolider la relation de son entreprise avec les candidats qu'il doit éliminer, avant ou après l'entretien. La rédaction puis l'envoi d'un message de refus représentent une étape cruciale dans ce processus de consolidation.
Lorsque vous répondez à une candidature, même s'il s'agit d'un refus, vous témoignez du professionnalisme et faites bonne impression sur les candidats. Votre réponse signifie que vous avez pris le temps de décortiquer son profil, bien que celui-ci ne corresponde pas à vos attentes. En outre, tous les candidats attendent impatiemment de recevoir un retour, y compris un refus. Vos explications pourraient l'aider à comprendre les motifs réels du rejet de sa candidature et l'encourager à progresser dans ses prochaines démarches.
Comment humaniser un e-mail de refus de candidature ?
En général, une entreprise élimine 99 % des candidats qui ont postulé pour un poste chez elle. Il est alors fortement recommandé d'envoyer un mail ou une lettre de refus de candidature à tout candidat recalé dans le processus de recrutement. Pour cela, l'employeur doit savoir lui dire merci et se montrer honnête avec lui.
Personnaliser la réponse pour chaque candidat
Chaque postulant présente un profil unique et il mérite une réponse tout aussi personnalisée, même pour un refus de candidature. Ce faisant, vous témoignez d'une certaine reconnaissance pour l'effort qu'il a fourni dans ce processus. Cela implique aussi de lui fournir des explications cohérentes, sans utiliser des termes négatifs et dévalorisants. Plutôt que de vous contenter de communiquer un refus, soulignez les atouts du postulant et n'hésitez pas à lui prodiguer quelques recommandations constructives pour ses prochaines démarches d'embauche.
Quel objet mail refus candidature ?
Envoyer un courrier électronique de rejet de candidature est un processus indispensable pour préserver une image positive de votre société. Dans cette optique, vous devez choisir un objet approprié pour votre mail. De même, votre courrier doit être à la fois transparent et bénéfique pour l'expérience du candidat. Un objet précis et poli permet de clôturer la procédure de manière professionnelle et courtoise.
Exemples d'objets pour un mail de refus
- Réponse suite à votre demande d'emploi pour le poste de…
- Retour de votre entretien pour la position de…
- Information concernant votre demande d'emploi pour le poste de…
Conseils pour rédiger cette lettre
Le recruteur doit aborder avec une grande lucidité cette étape de rejet d'un postulant. À ce sujet, il est logique qu'il envoie un courrier à chacun des candidats qui ont été éliminés dans le processus, même ceux qui sont arrivés à la phase de l'entretien d'embauche. Ce faisant, il prouve son professionnalisme ainsi que la considération qu'il porte sur chaque candidature. Alors comment répondre à un mail de refus de candidature ? Voici d'ailleurs quelques conseils qui permettent d'apporter de la valeur ajoutée et d'humaniser un mail de refus de poste. Il s'agit de personnaliser le feedback et de créer une relation de confiance avec le postulant. Cela implique de le remercier pour sa candidature et de lui proposer une ouverture possible vers d'autres collaborations futures.
Adresser le mail directement au candidat
Pour que la contestation de candidature passe mieux auprès de ce dernier, il est recommandé de lui envoyer directement un e-mail ou un message de refus pour l'emploi. Et le document doit être signé par une des personnes qu'il a rencontrées pendant son recrutement. Vous trouverez sur Google, plusieurs modèles de rejet courtois et encourageants.
Remercier le candidat
Vous devez également le remercier pour l'intérêt qu'il porte pour votre entreprise et au poste à pourvoir, de son souhait de mettre ses compétences au service de celle-ci et du temps qu'il a offert pour le processus de recrutement. Et ce, notamment s'il a été éliminé après l'entretien.
Valoriser les points forts du candidat
Le message d'inacceptation doit aussi mettre en avant les points forts et évoquer en détail pourquoi son portrait n'a pas été retenu pour le poste. Il est possible de lui signifier par exemple que la définition de ce dernier ne correspond pas à son trait. Vous pouvez d'ailleurs en profiter pour lui donner des pistes et du modèle d'amélioration pour son profil, tant au niveau des talents que des compétences.
Fixer un rendez-vous
Si le candidat est un profil réellement talentueux, il est tout à fait possible de fixer un rendez-vous avec lui, après qu'il a suivi vos recommandations sur les points à améliorer dans sa candidature en vue d'un nouvel emploi. Sinon, vous pouvez lui suggérer dans votre message de refus d'autres postes spécifiques adaptés à ses compétences, suite aux résultats de son test ou aux motivations que vous avez détectées chez lui.
Importance d'adapter la réponse de refus de candidature par mail
Dans la mesure où chaque candidat va réagir différemment en fonction du refus de candidature qu'il a reçu, il est primordial de rédiger un contenu ajusté en fonction de la situation. Ce faisant, vous gardez une relation positive avec le postulant et manifestez votre côté professionnel.
Refus après réception du CV et de la lettre de motivation
Lorsqu'un postulant soumet son CV et sa lettre de motivation, mais que son profil ne correspond pas au poste disponible, la lettre de refus doit rester polie et mettre en valeur son intérêt pour la société. Exprimez votre gratitude pour sa candidature, soulignez que d'autres candidats correspondent plus aux critères recherchés et incitez-le à envisager de futures opportunités.
"Nous avons minutieusement examiné votre candidature, mais avons opté pour une autre qui correspondait mieux à nos exigences actuelles. N'hésitez pas à consulter nos prochaines offres."
Refus après un entretien téléphonique ou physique
Un candidat qui a été recalé au stade de l'entretien téléphonique ou physique mérite une réponse explicite et respectueuse. Dans votre message, prenez en compte le temps qu'il a consacré au processus de recrutement, mettez en évidence ses atouts et précisez pourquoi la décision finale s'est orientée vers un autre candidat.
"Nous avons apprécié notre entretien et votre profil, mais avons opté pour un candidat qui correspondait mieux à nos besoins actuels. Bonne continuation dans vos démarches."
Refus après une période de test ou un stage
À l'issue d'une période d'évaluation ou d'un stage, un refus de candidature doit illustrer l'expérience du candidat dans la bienveillance. Avant d'entrer dans les détails, mettez toujours en avant ses côtés positifs.
"Nous vous sommes reconnaissants pour votre dévouement durant cette période. En dépit de vos efforts, nous avons opté pour un autre candidat pour ce poste. Nous vous souhaitons de réussir dans votre parcours professionnel."
Refus d'une candidature spontanée
Même si aucun poste n'est vacant au moment où un candidat soumet une candidature spontanée, valorisez son initiative pour témoigner de votre appréciation.
"Nous sommes reconnaissants de l'intérêt que vous portez à notre société. Nous n'avons pas de poste disponible correspondant à votre profil pour le moment, mais nous gardons votre candidature pour d'éventuelles opportunités futures. N'hésitez pas à nous recontacter ultérieurement."
La formule standard pour rédiger un mail de refus de candidature n'existe pas. Le principal est d'adopter une attitude bienveillante et sur mesure pour maintenir la réputation de votre société et garantir une expérience satisfaisante aux postulants. Exprimez chaque refus poliment, soulignez les atouts du candidat et proposez-lui des conseils précieux pour ses futures démarches. Que ce soit pour un refus après la réception d'une candidature, à l'issue d'un entretien ou à la fin d'une période d'essai, privilégiez une réaction explicite, respectueuse et constructive en vue d'une potentielle collaboration ultérieure.
